Цифровое будущее архива

В этом году заинский архив как один из лучших муниципальных «хранилищ» выиграл республиканский грант и получил в пользование современный сканер. Теперь специалисты переводят хранящиеся документы в электронный вид. Благодаря этому в перспективе все источники можно будет изучить дистанционно, войдя в Единую автоматизированную информационную систему. Даже очень большие и неформатные документы (такие как газеты и карты) теперь могут перевести в цифровой формат, благодаря широкоформатному сканеру. 
Книжный планетарный сканер «Эларскан» – это аппарат высокого разрешения, он позволяет перевести в электронный формат материалы, сохранившиеся даже в плохом качестве. Сканер бережно оцифрует документ любого размера от каталожной карточки до чертежа формата А2, от одного листа до фолианта толщиной 50 сантиметров. Сканирование одного файла при этом занимает меньше секунды. Раньше на это уходило более часа. Для сканирования на этом приборе документы и книги не требуется расшивать. В нем установлена профессиональная камера и трансформируемая «колыбель». Ее можно согнуть как книгу, адаптировав основание сканера по толщине корешка. Это особенно важно при оцифровке документов, хранящихся в толстых сшитых папках. Аппарат отличается от традиционного сканера – при работе не соприкасается с документами, это позволяет снизить риск повреждения ветхих и раритетных документов. В сканер встроено светодиодное освещение, которое исключает образование бликов и засветки даже при работе с глянцевыми документами. В сканере установлена камера как на хорошем фотоаппарате – в результате разрешение получается высоким, можно разглядеть самый мелкий шрифт.
Заинские специалисты приступили к оцифровке в апреле, за менее чем 7 месяцев оцифровали более 3000 страниц. Кроме того, они формируют электронную картотеку – вводят в Единую автоматизированную информационную систему названия фондов и дел. За полгода работы с системой ввели названия 209 фондов и более 12 000 заголовков дел. Всего в архиве Заинска хранится более 80 000 фондов. Со временем все их переведут в цифровой формат.
Отметим, что в архиве хранятся очень разные по объему фонды. К примеру, фонд газеты «Новый Зай» содержит 70 дел (это документы организации и личные данные сотрудников). А вот за общей обложкой фонда завода «Камаз-Автоагрегат» хранится более 35 000 дел. Архивариусы последовательно вводят в информационную систему название фонда, затем сканируют все заголовки дел, на третьем этапе работы начнут сканировать все страницы дел. 

Фото автора